Le 20 septembre a été déclarée journée mondiale du transports publics. C’est l’occasion pour nous de faire un bref rappel sur les obligations de l’employeur lorsque son personnel a recours au transport public pour se rendre sur son lieu de travail.
Le code du travail dispose que « l’employeur prend en charge, dans une proportion et des conditions déterminées par voie réglementaire, le prix des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos ».
Quels titres de transport doivent obligatoirement être pris en charge par l’employeur ?
Il s’agit :
- D’une carte ou d’un abonnement annuel, mensuel, hebdomadaire ou à renouvellement tacite à nombre de voyage limité ou illimité émis par la SNCF, la RATP, une entreprise de transport public ou autre régie de transport public ;
- Des abonnements à un service public de locations de vélos.
Les titres de transport achetés à l’unité ne sont donc pas remboursables par l’employeur.
Quel est le taux de prise en charge obligatoire par l’employeur ?
La prise en charge par l’employeur des titres d’abonnement énumérés ci-dessus est égale à 50 % de leur coût, sur la base d’un tarif deuxième classe.
Le coût du titre pris en charge est celui qui permet au salarié d’accomplir le trajet de la résidence habituelle à son lieu de travail dans le temps le plus court.
Quel est le taux de prise en charge obligatoire par l’employeur ?
- Soit le salarié est employé pour un nombre d’heures égal ou supérieur à un temps complet (cf. art. R3261-9 du Code du travail) : il bénéficie d’une prise en charge équivalente à celle d’un salarié à temps complet ;
- Soit le salarié est employé pour un nombre d’heures inférieur à un temps complet : il bénéficie d’une prise en charge calculée à due proportion du nombre d’heures travaillées par rapports à la moitié de la durée du travail à temps complet ;
- Exemple : si un salarié travaille 15 heures par semaine dans une entreprise dont la durée hebdomadaire de travail est de 35 heures et si son titre de transport lui coûte 80€, la prise en charge par l’employeur s’élève à : 80 x 50% x 15/17,5 = 34.29€.
Concrètement, comment faire ?
Pour bénéficier de la prise en charge des frais de transport par l’employeur, il appartient au salarié de remettre ou de présenter son titre de transport.
Les titres doivent permettre d’identifier le titulaire. Si le titre de transport ne mentionne pas les noms et prénoms du bénéficiaire, le salarié devra établir une attestation sur l’honneur pour ouvrir droit à la prise en charge de ses frais d’abonnement.
Les titres de transport doivent bien entendu être conformes aux règles de validité définies par l’entreprise ou l’organisme qui les a émis.
L’employeur doit procéder au remboursement des titres achetés par les salariés dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. Les titres dont la période de validité est annuelle font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d’utilisation.
Le montant de la prise en charge doit figurer sur le bulletin de paie et est exonérée de cotisations et contributions sociales. L’avantage pour le salarié résultant de la prise en charge de ses frais de transport dans les conditions définies ci-dessus est également exonéré d’impôt sur le revenu.
Et si l’employeur prend en charge une participation qui excède ses obligations légales ?
Pour l’année 2023 (comme ce fût le cas en 2022), si l’employeur décide de prendre en charge une part plus importante du coût des titres de transport publics de ses salariés, cette prise en charge bénéficie des exonérations fiscales et sociales condition de ne pas dépasser 75% du coût des titres d’abonnement (et de satisfaire à toutes les autres conditions requises évoquées ci-dessus).
La fraction de la prise en charge qui excéderait ce plafond temporaire de 75% est exclue de l’assiette des cotisations et contributions sociales dans la limite des frais réellement engagés par le salarié, et à condition pour les salariés qui travaillent dans une autre région administrative que celle où ils résident que l’éloignement entre leur domicile et leur lieu de travail ne relève pas de la convenance personnelle mais de contraintes familiales ou liées à l’emploi.
Si le plafond de 75% n’est pas reconduit pour 2024, cette dernière règle s’appliquera alors à toute prise en charge qui excéderait le seuil de prise en charge obligatoire fixé à 50%.
Existe-t-il des dérogations à la prise en charge obligatoire des frais de transports publics ?
L’employeur peut refuser de prendre en charge les titres d’abonnement de transport publics de ses salariés lorsque ces derniers perçoivent déjà des indemnités représentatives de frais pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur(s) lieux de travail d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge obligatoire de 50 %.
Il existe en effet, dans certaines entreprises ou branches professionnelles, des dispositifs de prise en charge des frais de déplacements entre la résidence habituelle et le lieu de travail.
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